Tietosuoja

MAFY Oy
Y-tunnus: 2378488-0
Osoite: Porkkalankatu 24, 00180
HELSINKI

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta

Käsittelemme henkilötietoja asiakkaan / asiakasta edustavan henkilön tunnistamiseen, sopimussuhteen hoitamiseen, asiakassuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon ja viestintään, palvelujamme koskevaan raportointiin sekä palvelujemme käyttäjien tunnistamiseen. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja meidän väliseen sopimukseen.

Markkinointi

Voimme käsitellä henkilötietoja markkinointia varten. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota palveluitamme. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun varmistaa palvelun ja verkkosivun asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoiminnan johtamiseen.

Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Muut tarkoitukset

Voimme käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksen tällaiseen käsittelyyn.

Käyttäjän itse antamia tietoja

• nimi
• yhteystiedot ml. osoite- tai laskutusyhteystiedot, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero ja muu sähköinen osoitetieto
• kiinnostus- ja harrastustiedot.

Palvelun käyttöön ja asiakkuuteen liittyvät tiedot

• käyttäjätunniste tai asiakasnumero
• rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot
• asiointi- ja käyttötiedot
  • Mafynetin käyttötiedot
  • Mafynetin tehtävähistoria
  • Mafynetin työtunnit
  • Mafynetin vihjeiden käyttö
  • laitetunnisteet joilla Mafynettiä on käytetty
  • Mafynetissä jätetyt palautteet lähettäjätunnisteineen.

Tilaustiedot

• tilaaja- ja saajatiedot
• tuotetiedot
• tarjoustiedot
• hintatiedot
• laskutustiedot
• toimitustiedot
• maksutapatiedot
• peruutustiedot
• palautustiedot
• tarjonnan kieltokoodit
• reklamaatiotiedot
• muut käyttäjän suostumuksella kerättävät tiedot.

Suostumustiedot

• suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin
• sähköisen markkinoinnin kieltokoodit
• tiedon osoitteen saantitavasta.

Verkkopalveluiden käyttötiedot

• käyttäjän tulotapa internetsivuille
• selain- ja laitetieto
• evästetunniste
• palvelussa vietetty aika
• maantieteellinen sijainti IP-osoitteen perusteella
• verkkopalvelun selaustietoja, mainosten näyttötietoja
• tietoa mainosten klikkaamisesta
• käyttäytyminen palvelussa

Tallenteet

• nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut, sekä tallennetut chat-keskustelut

Lisäksi tallennamme näihin tietoihin tapahtuvat muutokset. Saatamme myös tallentaa tietoja tai käyttää niitä laitteessasi paikallisesti. Voimme esimerkiksi säilöä tietoja paikalliseen välimuistiin, jotta voit avata sovelluksen ja tarkastella sen sisältöä nopeammin.

Mafy kerää tietoja tuotteidensa ja verkkopalveluidensa käyttäjistä. Tämän lisäksi myös kolmannet osapuolet voivat kerätä tietoja. Kolmansia osapuolia voivat olla esimerkiksi Mafyn kanssa yhteistyössä olevat palveluntuottajat, sekä erilaiset mittauspalveluiden tarjoajat.

Käytämme verkkopalveluissamme mm. Google Analyticsiä mittaamaan verkkopalveluidemme käyttöä. Kolmannet osapuolet, kuten Google Analytics, voivat asettaa evästeitä käyttäjän laitteelle kerätäkseen tietoja esimerkiksi sivustojen kävijämääristä.

Lisätietoja Google Analyticsin ehdoista voit lukea täältä.

Verkkopalveluissamme voi olla käytössä yhteisöliitännäisiä kuten Facebookin, Twitterin tai Instagramin Tykkää tai Jaa-painikkeita. Tällaiset yhteisöliitännäispainikkeet voivat näkyä palveluissamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan painikkeen lähteestä.

Yhteisöliitännäinen palvelussamme tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena kyseiseen palveluun, jolloin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä.

Yhteisöliitännäiset eivät näytä räätälöityä sisältöä, mikäli käyttäjä ei ole kirjautunut kyseiseen palveluun. Yhteisöliitännäisten palvelut voivat kerätä tietoa kävijän vierailusta voimassaolevien yksityisyydensuojaehtojensa mukaisesti. Kyseiset palvelut eivät luovuta keräämiään tietoja MAFY-Valmennukselle, ellei käyttäjä ole antanut tähän erikseen suostumustaan.

Verkkopalveluissamme voidaan myös näyttää sisältöjä iFrame-tekniikkaa hyödyntäen.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

Mikäli tietoja käsitellään järjestelmissä joiden tallennussijainnit ovat EU:n ulkopuolella, pääsääntöisesti tiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitseviin palvelinsaleihin. Näitä ovat:

• G-Suite
• Google Cloud
• Mailchimp
• Active Campaign

Mitä teemme keräämällämme tiedolla? Lyhyt vastaus on: Tuotamme sinulle uskomattoman hienoja oppimateriaaleja  ja palveluita ja parannamme niitä jatkuvasti. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• kehitämme, käytämme, parannamme, toimitamme, ylläpidämme ja suojaamme tuotteitamme ja palveluitamme.
• lähetämme sinulle viestejä myös sähköpostilla. Voimme käyttää sähköpostia esimerkiksi tukipyyntöihin vastaamisessa tai sinua mahdollisesti kiinnostaviin tuotteisiin, palveluihin ja kampanjatarjouksiin liittyvässä tiedottamisessa.
• seuraamme ja analysoimme trendejä ja käyttöä.
• parannamme tuotteidemme ja palvelujemme turvallisuutta.
• vahvistamme henkilöllisyytesi ja estämme petoksia tai muuta luvatonta tai lainvastaista toimintaa.
• käytämme evästeillä ja muilla teknologioilla keräämäämme tietoa palvelujemme ja kokemuksesi parantamiseen.
• valvomme palveluehtojemme  ja muita käyttösääntöjämme noudattamista

Saatamme jakaa tietoa seuraavien kolmansien osapuolten kanssa tai seuraavissa tilanteissa:

Palveluntuottajien ja kumppaniemme kanssa.

• palveluntuottajina käytämme tietosuojastaan huolehtivia tahoja, joiden laitesalit ja järjestelmät täyttävät lainsäädännön vaatimukset.

Seuraavia tietoja tallennetaan Mafynetin käytön yhteydessä Google Firebase-järjestelmään EU-alueelle. Lisätietoa Firebasen tietosuojasta tästä:

• laitteen yksilöintitunnus
• laitteen ja selaimen versio
• käyttäjän jättämät palautteet
• käyttäjän edistyminen
• käyttäjän työtunnit
• käyttäjätunnus
• käyttäjän salasana salakirjoitettuna
• käyttäjän asettamat lomat
• käyttäjän järjestelmään Mafynettiin tallentama nimi ja koulu
• käyttäjän luomat ryhmät sekä ryhmät, joissa käyttäjä on jäsenenä
• käyttäjän antamat vastaukset vastauseditorilla
• käyttäjän antamat arvostelut ja palautteet ryhmän käyttäjien vastauksiin.

Tallennuksessa hyödynnetään käyttäjän koneelle asetettavia evästeitä kirjautumisen helpottamiseksi ja yksittäisen selaimen tunnistamiseksi järjestelmässä.

• Evästeillä saatavaa anonyymia dataa hyödynnetään käyttöliittymän jatkokehityksessä ja laadun parantamisessa, sekä Mafynetin käyttämisen mahdollistamiseksi.

Juridisista syistä kolmansien osapuolten kanssa.

Saatamme jakaa sinua koskevaa tietoa, jos meillä on riittävä syy tiedon luovuttamiseen, kuten:

• pätevän oikeustoimen tai viranomaispyynnön, tai sovellettavan lain, säännön tai asetuksen noudattamiseksi.
• palveluehtojen mahdollisten loukkausten tutkimiseksi, korjaamiseksi ja valvomiseksi.
• meidän, käyttäjiemme tai muiden henkilöiden oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden varmistamiseksi.
• petos- ja turvallisuuskysymyksien havaitsemiseksi ja ratkaisemiseksi.

• Osana fuusiota tai yrityskauppaa.
  • Jos MAFY Oy on yrityskaupan, omaisuuden myynnin, likvidaation tai selvitystilan kohteena, tai sen koko liiketoiminta tai osa siitä myydään toiselle yritykselle, saatamme jakaa tietosi toisen yrityksen kanssa ennen ja jälkeen toimenpiteen.

Saatamme jakaa mainostajille myös tietoa, joka on koottu yhteen, joka ei ole yhdistettävissä henkilöön, tai josta on poistettu tunnistetiedot.

Asiakkaille, joille postitamme tuotteita,  Posti toimii henkilötietojen käsittelijänä. MAFY omistaa henkilötiedot ja rekisterinpitäjän vastuu on MAFY:llä.  Henkilötietojen käsittelysopimus löytyy osoitteesta https://www.posti.fi/liitteet-yrityksille/ehdot/posti-smartship-henkilotietojen-kasittelysopimus-fi.pdf

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen sovellettavan lainsäädännön noudattamiseksi, esim. seitsemän vuotta kirjanpitoaineiston sisältämien tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan käsitellä pidempäänkin, jos se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, pääsääntöisesti kuitenkin enintään kymmenen vuotta.

Kirjautumistietoja ja verkkotoimintoja koskevia tietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisestä kaksi vuotta. Tietoja säilytetään niin kauan kuin meillä on velvoitteita asiakasta tai kolmatta osapuolta kohtaan.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tiedot säilytetään salakirjoitetuissa tallennusmedioissa ja niitä käsitellään vain salasanasuojatuissa päätteissä. Päätteiden tietosuojaa ja virustorjuntaa valvotaan keskitetysti. Tiedot varmuuskopioidaan sekä paikallisiin tallennusmedioihin, että pilvivarmuuskopioihin. Pilvivarmuuskopioinnissa tietoja voi päätyä salakirjoitetussa muodossa EU:n ulkopuolelle mm. Google Driven kautta. Tiedot siirretään salakirjoitettuina MAFYn ja palveluntarjoajien välillä.

Sinun tietojasi käsittelevät ainoastaan rajattu ryhmä Mafyn henkilökuntaa sekä Mafyn kanssa sopimussuhteessa olevat käsittelijät. Mafyn tietojärjestelmät on suunniteltu pitämään yllä lokia tietoja käsittelevistä henkilöistä ja rajaamaan tietojen käyttö vain tarpeellisille henkilöille.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty

b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta

c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva Tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.